Қоғамдық қатынастардың дамуы ақпараттық ресурстарға деген сұраныстарды арттырып отыр. Ақпараттық ресурстардың қоғам өміріндегі шынайы мәні, зор ақпараты бар құжаттардың үлкен жиынтығын сақтайтын мұрағат мекемелері екені рас.
Мұрағат дегеніміз – тарихи деректік құжаттар сақталатын алтын қазына. Онда ата-бабамыздың әулеттік шежіресі сақталып, өткен өмірдің айнасына айналуда. Мұрағатта әр кезеңдегі тарихи оқиғалар, дипломатиялық қарым –қатынастар, қоғамның саяси-әлеуметтік, экономикалық бағыттары жөнінде құнды құжаттар сақталады. Сондықтан да мекемелер мен кәсіпорындарында, оқу орындарында іс қағаздарын жазғанда бекітілген номенклатура негізінде ұқыпты, нақтылы, дәлелді, мазмұнды жазып, болған іс-шараны ешқандай қоспасыз көрсете жазу шарт. Әр жыл соңында мекемелердегі іс қағаздар бекітілген сараптау комиссиясының шешімімен құжаттарды сараптау, жүйелеу негізінде сол мекеменің ведомствалық мұрағатына өткізіледі.
Ал жарамсыз деп есептелінген құжаттар сараптау комиссиясының шешімі бойынша тізбе негізінде жойылады.
Қазақстанның тәуелсіздік алуымен мемлекеттің мәртебесінің өсіп өзгеруімен, саяси, экономикалық жағдайдың тұрақтанып, жақсаруымен мұрағат ісінде де біршама өзгерістер жасалынды. Бұрынғы одақтық республикалардың мұрағат мекемелерімен қалыпты байланыстың орын алған қиындықтарына қарамастан, құжаттармен қамтамасыз ету саласында «Ұйымдастырушылық -өкілдік құжаттарды ресімдеуге қойылатын уақытша талаптар» жасалынды және олар іс жүзіне асырылуда.
Мұрағат ісінде міндеттерді атқарудың құқықтық негізі жасалынды. Қазақстан Республикасының 1999 жылғы 22-желтоқсандағы «Ұлттық мұрағаттық қор және мұрағаттар туралы» заңы және «Мұрағат» жөніндегі түсінік бекітілді. Онда мемлекеттік мұрағаттар, олардың атқаратын негізгі қызметтері мен міндеттері айқындалды. Мемлекеттік мұрағаттардың түрлері анықталды. Ұлттық мұрағаттық қордың құжаттарын жіктеу белгілеріне сәйкес мемлекеттік мұрағаттар жүйесі құрылды. Облыстық мемлекеттік мұрағаттар және олардың филиалдары, қалалық, аудандық, ведомствалық арнайы мемлекеттік жеке мұрағаттар тиісті ережелерге, талаптарға сәйкес өз жұмыстарын атқаруда. Әр мұрағат қызметкердің этикалық кодексінің негізгі принциптері бекітілді. Ол бойынша әр қызметкердің міндеті:
Мұрағаттық құжаттардың тұтастығын қорғау және олардың дұрыс сақталуын қамтамасыз ету;
Құжаттардың құндылығын сараптап, іріктеу бір жүйеге келтіру;
Мұрағаттық құжаттардың түпнұсқалылығын қорғап, сақтай отырып, оларды мемлекеттік, коммерциялық, жеке құпияларды, конфиденциалды ақпаратты сақтай отырып пайдалану;
Қызмет көрсету барысында заң шеңберіндегі іс-шараларды іс жүзіне асыру;
Әр мұрағат қызметкері басқа мамандық өкілдерімен ынтымақтаса отырып, әлемдік құжаттық мұраладың сақталуын қамтамасыз ете отырып оны тиімді пайдалану деп көрсетілген.
Мұрағат құжаттары тарихи дерек ретінде Қазақстанның әлеуметтік, экономикалық және саяси дамуына тигізер әсері мол. Өйткені өткен тарихи кезеңдерді зерттеп білу үшін мұрағат құжаттарына сүйенеміз. Мұрағат құжаттарын тиімді пайдалану арқылы Қазақстан тарихының «ақтаңдақ» беттерін ашуға мүмкіндік туады. Тарихи зерттеулер мұрағат құжаттары негізінде жинақталып жазылатындықтан бұл мәселе қазіргі таңда өзекті болып отыр. Мұрағат құжаттарын мәдени- ағарту және насихаттық мақсатта пайдаланудың барысында: көрмелер ұйымдастырып, теле және радио хабарлар даярлап, лекция мен экскурция өткізіп және мерзімді басылымдарда мақалалар жариялап, түрлі құжаттық көрме ұйымдастыру болып табылады. Көрме құжаттарды насихаттау үшін жасалады. Көрмеде арнайы таңдалып алынған құнды, әрі қызық (хаттар, естеліктер, фотосуреттер, брошюралар, плакаттар т.б.) құжаттар қойылады. Көрменің тақырыбы елдің қоғамдық – саяси өміріне белгілі мемлекеттік және қоғамдық қызметкерлерге, республика тарихына арналуы мүмкін. Мұрағат құжаттарының көрмелері уақытша және тұрақты болып келеді1.
Тұрақты көрмелер ұзақ уақыт бойы жұмыс жасайды. Мұндағы экспонаттар жартылай немесе толық ауыстырылып отырады. Ал уақытша көрмелер белгілі бір мерзімге дейін жұмыс жасайды. Қай жерде және қалай орналасуына қарай көрмелер стационарлық және көшпелі болып келеді.
Көрменің мақсаты тақырып мазмұнын жоғары ғылыми деңгейде ашып, құжаттық экспонатты жан-жақты көрсету болып табылады. Бұл мақсатта жұмыс екі кезеңге бөлінеді, яғни көрменің экспозицияларын ғылыми даярлау және көрмені безендіру2. Көрменің экспозициялық құжаттарын ғылыми даярлауда әдетте тақырыпқа байланысты әдебиеттерді зерттеуден және библиография жасаудан тұрады. Көрмеге қойылатын құжаттар тексіне фото және ксерокөшірме жасалады. Сонымен қатар безендіру материалдары да (сурет, гравюра, акварель) тек түпнұсқа түрінде көрсетілді.
Мұндай көрмелердің тақырыбы заман талабына сай болуы шарт. Жылжымалы көрмелердің ерекшелігі оларды бірнеше түрде жасап, әртүрлі қалаларға жіберуге болады. Көрменің ашылғаны жөнінде бұқаралық ақпарат құралдары арқылы және мерзімді баспасөз беттеріне мәлімет беру көп жағдайда көрменің табысты өтуіне себепші болады. Фотоальбом жасау әдістемесі көрме әдістемесіне жақын. Тек фотоқұжаттармен жұмыс жасау ерекшелігін ескерген жөн.
Мысалы, Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағаты 1985 жылы Халық шаруашылығы жетістіктері көрмесіне «Мұрағат халық игілігі» атты үлкен көрме ұйымдастырды3. Бұл көрменің негізгі тақырыбы Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағатының даму тарихын және оның қоғамдық қызметін көрсетуге арналды.
Мерзімді баспасөз беттерінде мақала жариялау, теле және радио хабарлар ұйымдастыру құжаттарды мәдени – ағарту және үгіт насихаттық жұмыста пайдаланудың кең тараған түрі. Мерзімді басылымдар беттерінде жарияланған мақалалардың тақырыбы әртүрлі.
Көбінесе олар белгілі бір мұрағаттың құжаттар құрамы мен мазмұнына арналады. Сонымен қатар белгілі бір тақырып бойынша құжаттардың мазмұнына және мұрағат ісі жөніндегі негізгі сұрақтарға арналады4. Мұрағат материалдары негізінде ғылыми – көпшілік кітапшалар шығару, мұрағат қойнауында жатқан ең қызықты құжаттарды көпшілікке танымал етудің тиімді түрі.
Мұрағат құжаттарын танымал етуде радио хабарларының атқаратын орны зор. Мұрағат құжаттарын насихаттауда бірнеше радио хабарлардың түрі қолданылады. Олар: тақырыптық әңгімелер, баяндамалар, лекциялар және мұрағатта табылған және жаңадан келіп түскен құжаттар жайлы хабарлар ұйымдастырылады5. Әңгімелік, лекциялық және баяндамалық радио хабарларының ұзақтығы 30 минут болуы шарт. Ал соңғы хабарда берілетін радиолық ақпараттар көлемі бір беттен аспауы қажет. Радиолық ақпараттың оқылу ұзақтығы 3 минуттан аспауын ескерген жөн. Әдетте радиорепортаждарда құжаттар жайлы және оның ғылымды, халық шаруашылығын, мәдениетті дамытудағы ролі жөнінде айтылады6.
Мұрағат құжаттары негізінде даярланған телехабардың көрерменге әсері зор. Телехабарларда белгілі оқиғаға байланысты құнды құжаттардың түпнұсқасын және оқиға куәгерлерімен даярланған телехабарлардың көрерменге әсері зор. Телехабарларда белгілі оқиғаға байланысты құнды құжаттардың түпнұсқасын және оқиға куәгерлерімен қатысқан адамдарды көрсетуге болады. Сонымен қатар фото-кино құжаттарды пайдалануға, хабарға музыка мен ән қосу тиімді. Мұрағат құжаттары негізінде әзірленген телехабарлар өзінің көлемі жағынан әртүрлі болып келеді. Бір түрі тележурналдық болып келсе, екіншісі мұрағат құжаттары негізінде жасалған арнайы телефильм. Телехабар үшін мазмұны қызықты құжаттар таңдалынып алынады. Телехабар текісін көрермендер тиісті дәрежеде қабылдауы үшін автор сөзімен қатар құжаттардан үзінді келтіріп, оқиғаға қатысқан адамдарға сөз беріп, көркемдік шығармадан үзінді келтірген жөн.
Мұрағат құжаттарын мәдени- ағарту мақсатта пайдаланудың тағы бір түрі- кездесулер ұйымдастыру, экскурсия мен лекция оқу болып табылады. Бұл кездесулерде мұрағат қорының құрамы мен мазмұны жөнінде және мұрағат қорын ғылым, мәдениет саласында пайдаланудың маңызын көрсетеді.
Құжаттарды танымал етуде, мұрағаттың мәдени – ағарту саласындағы жұмыстың бір түрі – экскурсия. Экскурсияның мақсаты мен тақырыбы әр түрлі болып келеді. Мысалы, мұрағаттардың қызметкерлеріне мұрағатты құжаттармен толықтыру, сұрыптау жұмысы, құжаттарды пайдалануды ұйымдастыру, каталогтарды құру т.б. мақсатта экскурсия өткізілсе, студенттерге, мұғалімдерге т.б. мамандық иелеріне мұрағат құжаттарымен таныстыратын экскурсия өткізіледі.
Көпшілікті мұрағат құжаттарымен таныстырудың тағы бір тиімді жолы – лекциялар мен баяндамалар оқу. Баяндамаларда мұрағат құжаттарының маңызы жөнінде немесе мәдени және шаруашылық өмірінде пайдаланудың маңызы айтылады. Баяндамалар барысында құжаттар көрсетіліп, қысқаша мазмұны айтылуы тыңдаушы студенттердің есінде жақсы сақталады. Сондай-ақ лекция барысында «Қазақ даласында болған» атты құжаттық фильмнің көрсетілуі тыңдаушыларға үлкен әсерін тигізеді.
Мұрағат құжаттарын пайдаланудың дәстүрлі түрі оқырман залдары арқылы зерттеушілерге құжаттар және ақпаратпен қамтамасыз ету. Зерттеушілердің құжаттарды толық және жан-жақты жақсы пайдалануы үшін оқырман залдарында ғылыми анықтамалық ақпараттар бар. Олар: путеводительдер (жол нұсқағыштар), шолулар, каталогтар т.б.
Оқырман залының меңгерушісі зерттеушілерге берілетін құжаттарды қарап шығады. Пайдалану парақтарындағы жазбаларды тексереді, зерттеушінің тақырыптарын есепке алу картотекасын жүргізеді7.
Зерттеушілерге барлық іс қағаздарының, баспасөз материалдарын және микрофильмдер беру арнайы жазба талаптар бойынша іске асырылады. Зерттеушілердің 52 пайызы жоғарғы оқу орындарынан келеді8. Олдардың көбі мұғалімдер мен диплом жұмысын жазушы студенттер.
Құпия қорлармен жұмыс жасау Қазақстан Министрлер Кеңесі жанынан құрылған бас архив басқармасының «Құпия құжаттармен жұмыс жасау тәртібі» бұйрығына сәйкес жүргізіледі. Әйтсе де құпия қорлар мен құжаттар әлі күнге дейін құпия түрінде қалуда. Сондықтан оқырмандар залында зерттеушілердің санын көбейту үшін және құпия қорлар мен құжаттардың сырын ашу бүгінгі тарих ғылымының ашылмаған құпияларын зерттеуге мүмкіндігін тигізер еді.
Мұрағат құжаттарын ғылыми мақсатта пайдалануда құжаттық жинақтар шығарудың ролі зор. Құжаттық басылымдар тақырыптық, қораралық, жеке адамдардың құжаттары болып келеді. Қораралық басылымдар ғылыми типке ғана жатады. Олар тек бір қордың немесе бір коллекцияның құжаттарын өзіне қосады, ал тақырыптық басылымдарға белгілі тақырыппен әртүрлі қордан алынған деректер жатады. Жеке адамдардың басылымдарына осы адамның өзінің творчествалық өмірі барысында жинаған құжаттары енгізіледі. Құжаттық жинақтардың түрі: ғылыми, ғылыми-көпшілік, оқулық болып үшке бөлінеді9.
Орталық мемлекеттік мұрағат қызметкерлері құжаттық жинақтар шығаруда ғылыми институттар, мекемелер және жоғары оқу орындарымен біріге отырып шығарады. Жинақты дайындау барысында құрастырушы мүшелері мен редактор тағайындалады.
Басылымның жоспар бағдарламасында құжаттық жинақты шығару қажеттілігі, оның саяси және ғылыми өзектілігі, мақсаты көрсетіледі.
Құжаттық басылымдардың кең тараған түрі-тақырыптық. Ол белгілі бір тақырып бойынша жасалады. Жинақты даярлау барысында керекті құжаттарды іріктеп алу тарихи принциптер негізінде жүргізіледі.
Құжаттарды іріктеп таңдау үшін әдістемелік ереже және ғылыми анықтамалық аппарат құрастыру өте тиімді. Жинақтың деректік негізін мұрағат құжаттары, мерзімді басылымдар, мемлекеттік қорлар құрайды. Фотосуреттер, кинокадрлар, плакаттар, құжат жинағының тақырыбына тығыз байланысты болуы шарт. Ал белгілі бір оқиғаға байланысты құжаттар әртүрлі болып келеді. Олар: хаттама, қаулы, мерзімді басылым, тарихи естеліктерден тұрады.
Ал құжаттық – публикациялық жинақта құжаттармен қатар очерктер, поэзиялық шығармалар, естеліктер, көркемдік материалдар болады.
Жинақта іріктелініп алынған тарихи деректер өзінің тақырыптық, салалық, хронологиялық, авторлық, географиялық белгілері арқылы жүйеленеді. Құжаттарды жүйелеу басылымдардың мақсаты мен сол құжаттардың сипаттарымен айқындалады. Хронологиялық жүйелеу оқиғаны, құбылысты бағалауға мүмкіндік берсе, географиялық жүйелеу құжаттардың аймақтық, губерниялық екендігін білу үшін пайдаланылады.
Ғылыми – көпшілік жинаққа археографиялық мінездеме беру, яғни оқырманға тарихи деректің бір түрі құжат жөнінде мәлімет беру.
Жалпы құжаттық жинақ тарих ғылымын және мұрағат ғылымын насихаттайтын құрал болып табылады. Сол себептен де құжаттық жинақтарға археографиялық өңдеу жасалады.
Ғылыми – анықтамалық аппараттың міндеті- жарияланған құжаттың ғылыми, саяси түсінуіне көмектесу және басылыммен жұмысты жеңілдету.
Ол тақырыпқа, жинақтың түріне байланысты әртүрлі болып келеді. Газеттік құжаттарға, жинақтарға алғы сөз ретінде, көрсеткіштер, тізбелер ретінде енеді.
Тақырыптың өзекті мәселесі мұрағат құжаттарын пайдалану барысында істелетін жұмыстар мен пайдалану мақсаттары көрсетіледі. Жалпы мұрағат құжаттары 5-мақсатта: халық шаруашылығында, ғылымда, мәдени-ағарту және насихаттау, идеологиялық және оқу мақсатында пайдаланады. Айталық, Қазақстан Республикасы Орталық мемлекеттік мұрағаты ғылыми зерттеу институттары және жоғарғы оқу орындарымен біріге отырып 100-ден астам құжаттық жинақ шығарды.
Қорыта айтқанда, құжаттарды пайдалануды ұйымдастыруда мынадай түрлері бар: мұрағат материалдары жайлы ғылыми дерек беру; құжаттарды жариялау; көрмелер ұйымдастыру; мақалалар жариялау және құжаттық фильмдер жасау; кездесулер және мұрағаттарда экскурсия ұйымдастыру; лекция мен баяндамалар даярлау; мұрағаттық анықтама беру т.б.
Жоғарыда баяндалған мәселелер іс жүзіне асырылса әр азамат тарихи деректерде көзімен көріп, талдауға мүмкіндік алатыны сөзсіз. Сонымен қатар құжаттарды пайдаланудың схемалық түрін ұсынып отырмыз. (таблица 1-7)
1. ҚРОМА 1145-қ, I-т, 543-1с, 51-п.
2. «Организация использования документов ГАФ СССР в идейно-воспитательной работе» М, 1988, с. 51.
3. ҚРОМА II45-қ, 502-іс, 18-п
4. ҚРОМА II45-қ, 1-т. 491-іс, 56-п.
5. «Организация использования документов ГАФ СССР в идеино-воспитательной работе». М. 1988, с.60.
6. ҚРОМА II45-қ, I-т, 481-іс, 61-п.
7. ҚРОМА 544-қ, I-т, 516-іс, 54-п.
8. ҚРОМА 544-қ, I-т, 523-іс, 21-п.
9. «Издание документов в научно-популярных целях» М. 1976, с.25.
