Как известно, архивы хранят не только архивные документы. В большинстве архивов есть и свои библиотеки, в которых исследователи могут заниматься с дополнительной литературой. Государственный архив города Нур-Султан пошел дальше.
Что необходимо для того, чтобы архивные документы стали еще более доступными для пользователей и для более эффективной работы исследователей порталу Qazaqstan Tarihy рассказал директор Государственного архива города Нур-Султан Мейрам Бектембаев.
По мнению директора, организационно-правовая форма архивного учреждения в виде «ГУ – государственного учреждения» устарела, архивы давно надо было перевести на самоокупаемость в форме ГП – «государственного предприятия» или «НАО – некоммерческого акционерного общества», как «Правительство для граждан». Это позволит предлагать широкий спектр услуг, зарабатывать деньги и платить сотрудникам хорошие зарплаты. Потенциал архива большой, только за 1 квартал 2022 года учреждение уже заключило договоры на сумму более 70 млн тг. Мейрам Бектембаев смело ломает старый стереотип о том, что архив – это «место творческой ссылки».
- Здравствуйте, Мейрам Еркенович! Расскажите, пожалуйста, какие новые идеи Вы реализуете для молодых исследователей, посетителей архива?
- Здравствуйте, Арман Муратович! Да, действительно, сейчас наш архив рассматривает проект «Архивы и библиотеки» для создания удаленного читального зала. На основании Меморандума с Центральной библиотечной системой г. Нур-Султана идет поиск подходящего помещения с хорошим интернетом, где архив планирует создать электронный читальный зал с компьютером и рабочим столом, с помощью VPN-туннеля, который свяжет архивную систему и библиотеку. Исследователь сможет заниматься в читальном зале ЦБС, как с архивными документами, так и с книгами. Это очень удобно. На сегодняшний день такого еще никто не внедрил.
- Вы кажется уже внедрили услуги по электронному архиву?
- Да, архив уже давно предоставляет услугу «электронный архив», которой могут воспользоваться различные организации. Этой услугой воспользовались ряд организаций, как, например, АО «KTZ Express». Архив полностью оцифровал документацию организации, завел в систему, выделил емкость для организации, индексировал и предоставил точки доступа. А оригиналы документов организации хранятся в хранилище на депозитарном хранении. Если им нужны документы они могут удаленно зайти по защищенному каналу.
- Что такое современный архив?
- Архивы – это хранилище данных. Лучшая форма хранения информации на сегодняшний день – это технология распределенного хранения информации или блокчейн. Уязвимость отечественных информационных систем в том, что они находятся в одном информисточнике. Любая массированная атака может привести к потере данных в любой информационной системе, а в блокчейне это сделать невозможно.
- Что нового произошло в архиве за последнее время?
- Архив развивается, внедрили обучающие курсы архивного дела для специалистов ведомственных архивов, архивариусов и всех желающих с выдачей сертификатов. На курсах узнают о том, как проводить экспертизу, составлять номенклатуру, проводить согласование, перечень документов, сроки хранения. Недавно состоялся выпуск первых слушателей курсов.
– У вас установлены новые стеллажи, выглядит очень удобно и красиво. Как Вам удалось обновить оборудование?
- За счет модернизации стеллажного оборудования архив сумел выиграть до 30% объемов помещения. Старые стеллажи, установленные при строительстве здания в 70-е годы прошлого века, сейчас морально устарели. Эргономика не позволяет, у городского архива, как и любого другого есть проблема недостатка площадей. А поскольку строительство нового здания – это процесс долгий и дорогостоящий, было принято решение провести модернизацию стеллажного оборудования с целью выиграть объемы пространства для хранения документов.
– Что такое ЦОД?
- В архиве создан ЦОД – центр обработки данных. По сути, это хранилище электронных документов. При чем, не просто хранилище. Документы в нем постоянно используются, электронный фонд пользования к которому будет подключен читальный зал, также через ЦОД будут предоставляться услуги удаленным пользователям. Все это в архиве уже налажено.
– Я заметил у вас в архиве внедрена система RFID, как в библиотеке. Насколько архив в этом нуждается?
– Радиочастотная идентификация (RFID) используется в основном в библиотеках, но в архивном деле она нужна не меньше. Во-первых, это обеспечение сохранности документов, нельзя изъять из хранилища документ без внесения отметки в информационную систему базы данных. Во-вторых, благодаря этим меткам известно, где какой документ находятся в хранилище. Для того, чтобы узнать, где находится документ, надо зайти в систему. Указав необходимый документ, фонд, опись, система покажет в каком стеллаже, на какой полке он находится. Поэтому внедрение данной системы крайне необходимо.
- Как вам удалось заменить устаревшее противопожарное оборудование?
- В 2021 году акимат пошел навстречу архиву и выделил средства на модернизацию системы пожаротушения. В архиве была установлена новая система автоматического газового и аэрозольного пожаротушения, прошли тестовые мероприятия, все отлично работает. В системе пожаротушения используется специальное газовое оборудование, которое обеспечивает тушение источников огня, не причинит вреда документам, а также безвредно для здоровья человека. В архивах запрещено использование аэрозольных составов, так как они могут нанести вред документам. Сплинкерные или водяные установки тушения также могут привести к уничтожению ценных документов, которые, после попадания воды, набухают и разлагаются. Такие документы уже не подлежат восстановлению. Поэтому для архива оптимально подходят газовые составы, способные быстро локализовать пожар в помещении архива.
- Гордостью архива является уникальное реставрационное оборудование, как вы его применяете в практике?
- Уникальным проектом архива являются реставрационные лаборатории, аналогов которым в Казахстане нет. Используется передовое оборудование, на сегодняшний день отреставрировали 207 единиц хранения, объемом 8 493 листа архивных документов. С каждым документом специалисты обращаются нежно, бережно. Специалисты в первую очередь расшивают документ, потом выпрямляют и заливают дырки от дырокола. А если часть документа оторвана, то на специальном столе с подсветом делают наращивание – склеивают специальной японской бумагой. Бумагу красят или тонируют под цвет документа. Если документ сильно поврежден, то специалисты делают так называемую «доливку». Для этого есть специальный блендер, с помощью которого делают бумажную массу. Специалисты-реставраторы сами делают метилцеллюлозный клей. Отреставрированный документ проходит двустороннее ламинирование на специальной японской бумаге. Уникальность процедуры ламинирования заключается в том, что при необходимости, с помощью парового карандаша, эту бумагу можно снять и вернуть документ в оригинальное состояние. Для реставрации большеформатных документов используется листодоливочная машина, единственная в Казахстане. Есть специальная аппаратура инкубатор и автоклав, которые ждут своего специалиста химика-биолога.
- Как обстоят дела с кадрами?
- С кадрами – проблема. Во-первых, это высокая текучесть кадров. Стоит признать, что на сегодняшний день молодежь не имеет большого желания работать в архивах. Почему? Социальный статус гражданского служащего, к которым относится работник архива, не на высоте. Низкая заработная плата, небольшие социальные выплаты. По этим показателям работники архивов получают гораздо меньше, чем озвученные Национальным Бюро по статистике среднемесячные зарплаты. Но архив пытается решить этот важный вопрос собственными силами, в частности, за счет внедрения платных услуг. Работники архива получают различные надбавки, премии к праздникам. В Казахстане не налажена работа по подготовке архивных работников. Подготовка специалистов-архивистов ведется лишь в одном вузе – КазНУ им.аль Фараби, и ряде средних специальных учебных заведений. Кроме того, надо учитывать современную ситуацию. Архивист - как специалист, это очень узкое направление. В принципе, для того, чтобы обеспечить документам необходимое хранение – не требуются специальные познания и навыки. Но на архивах лежит очень большой пласт работы с источниками комплектования. А они бывают очень разной направленности, это и государственные, и частные организации, по таким отраслям деятельности, как медицина, сельское хозяйство, образование, наука, промышленность, налоги и т.д. Соответственно, не обладая познаниями в этой отрасли, архивист не сможет провести полноценную экспертизу документов. Необходимо внедрить такой подход, при котором при работе с документами, архивами финансовых организаций, у специалиста должно быть профильное финансовое образование, если с технической документацией – то инженерное образование. Сейчас активно внедряются компьютерные технологии, но как архивист сможет с ними работать, не обладая знаниями в IT-сфере и не знакомого с программами по кибербезопасности? Здесь нужен «айтишник» высокого уровня, который не только сможет обеспечить предоставление необходимой информации, но и сможет обеспечить его защиту. Надо пересматривать подходы к компетенциям специалиста и поднимать социальный статус архивного работника. Энтузиастов в архивной работе много не бывает. На одном энтузиазме человек долго не протянет.
- Какие планы на этот год?
- Главной задачей на 2022 год является продолжение оцифровки документов архива, на сегодняшний день оцифровано около 5 млн документов, но это мало, всего 10% от архивного фонда. Также в планах – активно внедрять обучающие курсы. В столичный архив обращаются за опытом представители других архивов, смотрят, знакомятся с оборудованием, изучают. В будущем для государственных архивов будут организованы специальные курсы по реставрации документов. В Казахстане сложилась практика отправки сотрудников архивов на обучение за рубеж. Необходимо развивать на месте такие курсы. Будем увеличивать фонд пользования. Будет внедрен удаленный читальный зал, о чем мы говорили выше, будет расширено направление по оказанию платных услуг населению и организациям.
- Что же, пожелаем Вам успехов в вашей важной и нужной работе!
- Большое спасибо!
